La collecte électronique par l'INSEE des données d'état civil et du recensement

Dans ces domaines, il existe une double particularité française qui tient au fait que l’Etat confie à des autorités élues (les maires) des tâches typiquement régaliennes et que ces autorités sont extrêmement nombreuses et inégales en taille. La dématérialisation des échanges est rendue difficile par le grand nombre d’interlocuteurs, mais elle en est aussi d’autant plus nécessaire.

Dans le domaine de l’état civil, il faut souligner d’emblée que l’INSEE assure en fait deux catégories de fonctions. Il tient, sur la même base de données appelée BRPP (base des répertoires des personnes physiques), deux fichiers : le RNIPP (répertoire national d'identification des personnes physiques) et le fichier général des électeurs. 

La tenue de ces deux fichiers, qui a été confiée à l'INSEE dès sa création en 1946, met l'institut au centre de la gestion des répertoires de personnes pour l'administration :

• le RNIPP, qui permet notamment d'attribuer le NIR (numéro d'inscription au répertoire), est utilisé essentiellement pour certifier l'état civil de personnes figurant dans des fichiers sociaux et fiscaux, évitant ainsi que les administrations confondent des personnes dans leur gestion ;
• le fichier électoral vise à assurer qu'une personne en capacité de voter n'est inscrite que sur une seule liste électorale communale.

L'audit porte sur ces deux aspects, état civil stricto sensu et électoral.

Ces deux fonctions, tout comme le recensement, relèvent de l'action 01 "infrastructure statistique" du programme 220 "statistiques et études économiques" de la mission "stratégie économique et pilotage des finances publiques".

Les investigations nécessaires à l'audit ont été menées du 20 octobre au 19 décembre 2006, auprès de responsables de l'INSEE, des autres administrations concernées, des collectivités locales, ainsi que des professionnels de l'édition de logiciels et de la transmission de données. La mission d'audit a ainsi rencontré 80 personnes, dont la liste figure en annexe 2.

Pour situer les enjeux, il convient de rappeler le nombre de documents à traiter par l’INSEE chaque année :

• 2 millions de bulletins pour l’état civil et 4 millions pour l’électoral, dont 45% sont encore sous forme papier ;
• 13 millions de questionnaires pour le recensement, dont 100% sont encore sous forme papier.

En pratique, les deux domaines comportent des problématiques de dématérialisation très différentes. Pour l'état civil et l'électoral la relation à dématérialiser est uniquement, pour l'INSEE, avec les communes (ou avec quelques autres institutionnels) ; le recensement, quant à lui, est essentiellement une relation avec des particuliers, même si les communes jouent un rôle central dans la diffusion et la collecte des questionnaires. Les échéances sont également spécifiques (infra annuelles, voire quotidiennes dans le premier cas, annuelles ou quinquennales dans le second). Le présent rapport traite donc séparément de ces deux domaines : état civil et électoral d’une part, recensement d’autre part.